إدارة العقار المشترك في السعودية: صلاحيات المدير ومسؤولياته والميزانية السنوية

لا تقتصر إدارة العقار المشترك على تنظيف المداخل أو صيانة المصاعد والمرافق؛ بل تشمل تنظيم شؤون العقار، والتعاقد مع مقدمي الخدمات، وإعداد الميزانية، ومتابعة المصروفات، وتنفيذ قرارات جمعية الملاك.

ولأن قرارات الإدارة قد تؤثر مباشرة في الملاك والتزاماتهم المالية وسلامة العقار، فقد نظم نظام ملكية الوحدات العقارية وفرزها وإدارتها دور المدير وصلاحياته ومسؤوليته، وحدد واجبات مالية وإدارية يتعين الالتزام بها.

ويهدف هذا المقال إلى توضيح الإطار النظامي لإدارة العقار المشترك، والفرق بين صلاحيات المدير واختصاصات الجمعية العامة، وكيف يمكن للملاك متابعة الإدارة والتعامل مع أوجه القصور.

 

أولًا: من يتولى إدارة العقار المشترك؟

تنص المادة التاسعة عشرة من النظام على أن إدارة العقار المشترك يتولاها مدير من الملاك أو من غيرهم، ويحدد النظام الأساسي لجمعية الملاك قواعد تعيينه وطريقة عمله وصلاحياته، مع مراعاة الاختصاصات المقررة للجمعية العامة.

 

ويعني ذلك أن المدير قد يكون أحد الملاك، أو شخصًا أو جهة متخصصة تُكلّف بإدارة العقار وفق الأطر النظامية المعتمدة.

ويجب التمييز بين دور المدير ودور الجمعية العامة:

• المدير: يتولى الأعمال الإدارية والتشغيلية التي تدخل ضمن صلاحياته.

• الجمعية العامة: تمارس الاختصاصات المقررة لها في النظام والنظام الأساسي، ومنها اعتماد الميزانية السنوية.

• جمعية الملاك: تمثل الإطار التنظيمي الذي تُدار من خلاله شؤون العقار المشترك وفق أحكام النظام.

ولا تعني إدارة المدير للعقار تمتعه بصلاحيات غير محدودة؛ بل يجب أن تكون تصرفاته ضمن الاختصاصات المخولة له.

 

ثانيًا: ما أبرز صلاحيات مدير العقار المشترك؟

توضح المادة الثالثة والعشرون من اللائحة التنفيذية عددًا من الصلاحيات المرتبطة بإدارة العقار المشترك أو المجمع العقاري، ومن أبرزها توفير الخدمات والأعمال اللازمة للعقار وصيانته، والإشراف على التنفيذ والعاملين والمقاولين المتعاقد معهم.

وتشمل المهام التشغيلية التي قد تدخل في نطاق صلاحيات المدير، بحسب النظام الأساسي والتفويض المعتمد:

1. متابعة الصيانة والتشغيل

يشمل ذلك تنظيم أعمال الصيانة اللازمة للمرافق المشتركة، ومتابعة المقاولين، والتحقق من تنفيذ الأعمال المتفق عليها.

ومن أمثلة ذلك صيانة المصاعد، وأنظمة المياه، والإنارة المشتركة، ومضخات المياه، وأنظمة السلامة، وفق احتياجات العقار والاشتراطات المعمول بها.

2. توفير الخدمات اللازمة للعقار

قد يتولى المدير التعاقد على خدمات النظافة والحراسة والصيانة وغيرها من الخدمات اللازمة، بشرط الالتزام بحدود صلاحياته والإجراءات المعتمدة.

3. الإشراف على المقاولين

لا ينتهي دور الإدارة بمجرد توقيع العقد؛ بل يتطلب متابعة تنفيذ الأعمال والتأكد من توافقها مع نطاق العمل المتفق عليه، وتوثيق الملاحظات عند وجود قصور.

4. تنفيذ قرارات الجمعية العامة

يتعين على المدير مراعاة القرارات الصادرة عن الجمعية العامة ضمن اختصاصها، وعدم تجاوزها أو اتخاذ قرارات تتعارض معها.

5. تفويض بعض المهام

تجيز المادة التاسعة عشرة من النظام للمدير تفويض بعض صلاحياته إلى غيره بموجب قرار مكتوب، على أن يتعلق التفويض بأعمال محددة. ولا يعني التفويض إباحة تجاوز حدود الصلاحيات الأصلية.

 

ثالثًا: ما مسؤولية المدير عن الأضرار والأخطاء الإدارية؟

تقرر المادة التاسعة عشرة من النظام مسؤولية المدير عن تعويض جمعية الملاك أو الملاك عن الضرر الناشئ عن مخالفته أحكام النظام أو النظام الأساسي.

وتتناول المادة أيضًا حالة تعدد المديرين؛ إذ قد تقوم مسؤوليتهم جميعًا إذا نشأ الضرر عن قرار صدر بإجماعهم، بينما لا يُسأل المديرون المعارضون عن قرار صدر بالأغلبية متى أثبتوا اعتراضهم صراحة في محضر الاجتماع. ولا يُعد مجرد الغياب عن الاجتماع سببًا كافيًا للإعفاء من المسؤولية، إلا وفق الحالات التي حددها النظام.

ويترتب على ذلك أن مسؤولية المدير لا تُفترض لمجرد وقوع مشكلة في العقار؛ بل ينبغي فحص طبيعة التصرف، ومدى مخالفته للنظام أو النظام الأساسي، والضرر الذي ترتب عليه، والعلاقة بين المخالفة والضرر.

مثال تطبيقي: إذا تعاقد المدير على أعمال صيانة خارج نطاق صلاحياته، أو خالف أحكام النظام الأساسي وتسبب تصرفه في ضرر، فقد تنشأ مسؤوليته وفق شروط النظام. أما إذا وقع عطل فني رغم اتخاذ الإجراءات اللازمة، فلا يكفي وقوع العطل وحده لإثبات مسؤولية المدير.

 

رابعًا: كيف تُعد الميزانية السنوية لجمعية الملاك؟

تحدد المادة العشرون من النظام إطار إعداد الميزانية السنوية لجمعية الملاك.

ويُعد المدير مشروع الميزانية، متضمنًا تكاليف إدارة العقار المشترك وصيانة الأجزاء المشتركة، ثم يُعرض على الجمعية العامة لاعتماده.

ومن الناحية العملية، يُستحسن أن يوضح مشروع الميزانية بنود الإنفاق المتوقعة، مثل:

• تكاليف الصيانة الدورية والطارئة.

• عقود النظافة والحراسة والتشغيل.

• صيانة المصاعد والمضخات وأنظمة السلامة.

• أجور الإدارة والخدمات المتعاقد عليها.

• المصروفات الإدارية الأخرى ذات الصلة.

• أي احتياجات إضافية تُعرض وفق الإجراءات المعتمدة.

وهذه أمثلة تنظيمية لبنود قد تتضمنها الميزانية، وليست قائمة حصرية يفرضها النظام بذاتها.

هل يملك المدير اعتماد الميزانية بمفرده؟

لا؛ فالمادة العشرون تجعل اعتماد الميزانية من اختصاص الجمعية العامة. ويتمثل دور المدير في إعداد المشروع وعرضه وفق الإجراءات المعتمدة، وليس في الاستئثار باعتماده بدلًا من الجمعية العامة.

 

خامسًا: ما الالتزامات المالية والتقارير المطلوبة؟

لا تقتصر التزامات الإدارة على إعداد الميزانية. فقد أوجبت المادة العشرون من النظام إعداد القوائم المالية لجمعية الملاك وتقرير عن نشاطها ومركزها المالي عن كل سنة مالية.

ومن أبرز المدد النظامية الواردة في المادة:

وتحدد المادة العشرون كذلك أن السنة المالية لجمعية الملاك تكون اثني عشر شهرًا وفق ما يحدده النظام الأساسي، مع حكم خاص بالسنة المالية الأولى.

وتساعد هذه الالتزامات على تعزيز الشفافية، وتمكين الملاك من الاطلاع على الأداء المالي والإداري، ومراجعة أوجه الإنفاق في حدود الحقوق والإجراءات المقررة.

 

سادسًا: هل قرارات المدير وعقوده ملزمة للملاك؟

تعالج المادة الحادية والعشرون من النظام أثر بعض قرارات المدير وعقود التعاملات التي يبرمها في نطاق الصلاحيات المخولة له.

وبموجب المادة، تكون قرارات المدير وعقود التعاملات المتعلقة بالعقار المشترك أو المجمع العقاري، بعد اعتمادها من الهيئة وفق ما يتطلبه النظام، سندًا تنفيذيًا في مواجهة الملاك وفق أحكام نظام التنفيذ، وتحدد اللائحة الإجراءات اللازمة لذلك.

وهنا يجب الانتباه إلى نقطتين:

1. لا يصح اعتبار كل رسالة أو مطالبة مالية أو عقد صادر عن المدير سندًا تنفيذيًا تلقائيًا؛ بل يجب تحقق الشروط والإجراءات النظامية ذات الصلة.

2. لا تمنح هذه المادة المدير سلطة مطلقة لإلزام الملاك بأي مبلغ يحدده؛ بل تظل صلاحياته والقرارات والعقود خاضعة للنظام والنظام الأساسي والإجراءات المقررة.

    

سابعًا: متى يجب تعيين مراجع حسابات؟

تتناول المادة الثانية والعشرون من النظام تعيين مراجع حسابات مرخص له بالعمل في المملكة في الحالات التي تحددها اللائحة التنفيذية.

ولذلك، لا ينبغي افتراض أن تعيين مراجع الحسابات واجب في كل جمعية ملاك دون استثناء، أو أنه اختياري في كل الحالات؛ بل يجب الرجوع إلى الشروط الواردة في اللائحة لتحديد ما ينطبق على الجمعية المعنية.

 

وعند وجود مراجع حسابات، يقرر النظام حقه في الاطلاع على دفاتر الجمعية وسجلاتها ووثائقها، وطلب البيانات والإيضاحات التي يرى ضرورة الحصول عليها. وإذا واجه صعوبة في ذلك، فعليه إثباتها في تقرير يقدمه إلى الجمعية العامة.

 

ثامنًا: كيف يتصرف المالك إذا شك في وجود خلل إداري أو مالي؟

إذا لاحظ أحد الملاك قصورًا في الصيانة، أو عدم وضوح المصروفات، أو وجود تعاقدات غير مفهومة، فيمكنه اتباع خطوات عملية:

1. تحديد المشكلة بدقة: هل تتعلق بتأخر الصيانة، أو مخالفة قرار الجمعية، أو مصروف مالي، أو تجاوز في الصلاحيات؟

2. مراجعة الوثائق المتاحة: مثل النظام الأساسي، والقرارات ذات الصلة، والميزانية والتقارير المالية.

3. تقديم طلب مكتوب: يوضح المسألة ويطلب بيان الأساس النظامي أو المالي للتصرف.

4. توثيق الردود والمستندات: للاحتفاظ بسجل واضح لما جرى.

5. بحث المسار النظامي المناسب: إذا لم تُعالج المشكلة، فيمكن النظر في الإجراءات المتاحة وفق طبيعة النزاع والاختصاص.

ولا يعني وجود خلاف مع المدير بالضرورة ثبوت مخالفته؛ إذ ينبغي تقييم الوقائع والمستندات والصلاحيات المحددة في النظام الأساسي.

 

الأسئلة الشائعة

هل يجوز أن يكون مدير العقار المشترك من غير الملاك؟

نعم. تنص المادة التاسعة عشرة من النظام على أن مدير العقار المشترك قد يكون من الملاك أو من غيرهم، وتحدد قواعد تعيينه وطريقة عمله وصلاحياته في النظام الأساسي.

هل يستطيع المدير فرض رسوم على الملاك دون اعتماد الميزانية؟

لا يجوز للمدير تجاوز الاختصاصات والإجراءات المقررة نظامًا. ويُعد المدير مشروع الميزانية السنوية، بينما تختص الجمعية العامة باعتمادها وفق المادة العشرين. أما أي مطالبة مالية بعينها، فيجب تقييمها وفق أساسها النظامي والقرارات والوثائق ذات الصلة.

هل يتحمل المدير مسؤولية أي عطل في العقار؟

ليس بالضرورة. تنشأ مسؤوليته وفق شروط النظام، ومنها أن يكون الضرر ناشئًا عن مخالفة أحكام النظام أو النظام الأساسي. ولذلك، يجب فحص التصرف والضرر والعلاقة بينهما قبل تقرير المسؤولية.

هل يحق للمالك الاطلاع على التقارير المالية؟

توجب المادة العشرون تزويد الهيئة وكل مالك بنسخة من القوائم المالية وتقرير النشاط والمركز المالي، وتقرير مراجع الحسابات إن وجد، خلال شهر من تاريخ إعداد الوثائق.

هل كل عقد يبرمه المدير يصبح سندًا تنفيذيًا؟

لا. ترتب المادة الحادية والعشرون هذا الأثر على القرارات والعقود التي تقع ضمن الصلاحيات المخولة للمدير، وبعد اعتمادها من الهيئة وفق المتطلبات النظامية والإجراءات المحددة في اللائحة.

الخلاصة

تقوم إدارة العقار المشترك على توزيع واضح للاختصاصات بين المدير والجمعية العامة، والالتزام بالميزانية والتقارير المالية، وممارسة الصلاحيات في حدود النظام والنظام الأساسي. كما أن مسؤولية المدير عن الأضرار، والأثر التنفيذي لبعض قراراته وعقوده، يرتبطان بالشروط والإجراءات التي نص عليها النظام؛ فلا يكفي مجرد صدور قرار أو مطالبة لإضفاء أثر نظامي عليها.