تعد الهيكلة التنظيمية للشركات من الأجزاء المهمة التي توضح المهام والمسؤوليات والعلاقات الخاصة بالشركة، ولهذا يجب إعداد الهيكلة التنظيمية للشركات بشكل صحيح وسليم من أجل الاستفادة من كافة الموارد المتنوعة وتعزيز التعاون وتقوية الاتصال والعمل الفعال وحسن جودة العمل داخل الشركة، ولهذا فمن خلال موقع ركن القانون سنتولى الحديث بشكل مفصل عن الغرض من الهيكلة التنظيمية للشركات.
الهيكلة التنظيمية للشركات
تعتبر عملية الهيكلة التنظيمية للشركات من العمليات المهمة والضرورية التي تعمل على تحسين جودة الشركة، إذ تعزز من كفاءة الموظفين، وتساهم في الكشف عن السلبيات الموجودة في التنظيم الإداري ومعالجة الأمر للهيكلة التنظيمية للشركات، وتتمثل أهداف ومبادئ هذه الهيكلة فيما يلي:
- تحديد الهدف الرئيسي إذ إن لكل مؤسسة هدف تحرص على تحقيقه، ولهذا يجب على كافة الأفراد داخل الأقسام والوحدات العمل على تحقيق هذا الهدف.
- تقسيم الأعمال وتحديد التخصصات، وذلك من خلال تجميع كافة أنشطة وأعمال المؤسسة بناءً على تقسيم تنظيمي مع مراعاة تحديد المهارات الوظيفية المطلوبة لكل تقسيم، وتحديد العلاقات بين كل تقسيم من أجل تعزيز روح العمل.
- توضيح مبدأ وحدة الرئاسة، إذ يجب أن يكون لكل موظف رئيس واحد فقط يستقبل منه التعليمات والأمر والتوجيهات، ولكل مؤسسة رئيس واحد فقط لتوجيه الأوامر للموظفين من أجل ضمان سير العمل بشكل منظم.
- توفير مبدأ المساواة في المسؤولية مع السلطة، إذ يفترض أن تتساوى المسؤولية مع السلطة المخولة للوظيفة كي يتمكن الموظفون من أداء مهامهم بجودة عالية.
- مبدأ الوظيفة إذ يتم بناء الهيكلة الوظيفية للشركات على حسب نوع الوظائف والمهام المطلوبة، وليست على حسب الأشخاص، كي لا تتأثر المهام بمن يتولاها من الموظفين.
- مبدأ تقصير خط السلطة، أيّ أنه كلما قلت المستويات الإدارية والوحدات الإدارية بين الإدارات العليا زادت جودة العمل والكفاءة.
- مبدأ المرونة، حيث إنه يجب على الهيكلة التنظيمية للشركات أن تمتلك القدرة على التكيف مع التغيرات الطارئة سواء كانت داخلية أو خارجية من دون اللجوء إلى إحداث تغييرات جسيمة بها.
اقرأ أيضًا: جرائم الشركات التجارية
معايير الهيكلة التنظيمية للشركات
أثناء عملية الهيكلة التنظيمية للشركات لا بد من مراعاة مجموعة من المعايير، وهي:
- لا بد من أن تعمل الهيكلة التنظيمية للشركة أو المؤسسة على تحقيق الأهداف الاستراتيجية.
- من الضروري أن تكون سياسات وقرارات الإدارة العليا هي التي لها الأثر الأكبر في تحديد الهيكلة التنظيمية للشركة.
- يجب على المستويات الإدارية تعزيز العلاقات بين العاملين في المؤسسة، وذلك من خلال توفير طرق الاتصال بينهم، وذلك من خلال استخدام التكنولوجيا.
- ينبغي على الهيكلة التنظيمية للمؤسسة التكيف مع التغييرات الداخلية والخارجية، ويفترض أن يكون لديها القدرة للتعامل معها من أجل ضمان الاستقرار والتقدم.
- حجم الشركة يؤثر على الهيكلة التنظيمية ويؤثر على درجة تعقيدها.
مراحل إعداد الهيكلة التنظيمية للشركات
تمر عملية الهيكلة التنظيمية للشركات بعدة مراحل أساسية، وهي:
1- المرحلة الأولى
تحديد الأهداف الرئيسية والفرعية للمؤسسة والتحقق من مواكبة الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة مع الأهداف الرئيسية، والتحقق من أن الهيكلة التنظيمية تعمل على تحقيق هذه الأهداف.
2- المرحلة الثانية
تحديد كافة الأنشطة والمهام التي يجب القيام بها من أجل تحقيق الأهداف الاستراتيجية، وتنفيذ كافة أهداف المؤسسة سواء كانت الرئيسية أو الفرعية.
3- المرحلة الثالثة
تقسيم المهام والأنشطة التي تم تحديدها في المرحلة السابقة إلى أنشطة رئيسية وأنشطة فرعية
4- المرحلة الرابعة
تجميع كافة الأنشطة المتشابهة في وحدات تنظيمية، وتعد هذه الخطوة هي الخطوة الأساسية والهامة في عملية تحديد الهيكل التنظيمي، إذ يتم تحديد شكل الهيكل، وتكون عملية التجميع على مجموعة من الأساسات، وهي:
- التجميع على حسب الوظيفة : عملًا بهذا النوع من التوزيع، يتم الجمع في جهاز إداري واحد كافة الموظفين العاملين في خدمة معينة بإدارة واحدة مثل خدمة العملاء أو شؤون الموظفين.
- التجميع على حسب المهنة: يهدف هذا النوع من التجميع إلى تجميع كافة الأشخاص ذوي الاختصاص الواحد أو المهنة الواحدة في وحدة إدارية واحدة مثل تجميع كافة المحاسبين في إدارة.
- التجميع بناءً على المناطق الجغرافية: يتم استخدام هذا النوع من التجميع عندما توفر الشركة خدماتها في مناطق جغرافية مختلفة، وعملًا بهذا التنظيم، فإن كافة الأنشطة التي تمارس في منطقة جغرافية معينة يتم تجميعها في إدارة بالمنطقة، ويتم إسناد هذه الإدارة إلى مدير إداري.
- التجميع بناءً على العملاء: وفقًا لهذا النوع من التنظيم، يتم إنشاء إدارة معينة مثل خدمة المجتمع أو شؤون المتدربين.
- التجميع بناءً على مركب: إذ يتم الجمع بين أكثر من طريقة من الطرق السابقة.
اقرأ أيضًا: استحواذ الشركات
5- المرحلة الخامسة
وضع كافة مهام وواجبات واختصاصات كل وحدة تنظيمية مع التحقق من عدم تعارض المهام مع بعضها مع وضع الشروط التي لا بد من توافرها في الأفراد التي تعمل في الوحدة التنظيمية مثل تحديد المؤهلات والمهارات المطلوبة.
6- المرحلة السادسة
بعد وضع الوحدات التنظيمية الخاصة بالمؤسسة، لا بد من ربط هذه الوحدات ببعضها، وذلك من خلال تحديد العلاقات المناسبة بين العاملين بكافة المستويات الإدارية المختلفة بمعنى أن يتم تحديد الوظائف الإشرافية والتنفيذية داخل كل وحدة.
7- المرحلة السابعة
توضيح العلاقات بين الوحدات الإدارية، وذلك من خلال وضع شبكة اتصالات رسمية من أجل السماح بتبادل المعلومات والبيانات بين الموظفين بكل سهولة وانسيابية.
8- المرحلة الثامنة
توكيل المهام إلى الأفراد المناسبين مع وضع الصلاحيات والسلطات المناسبة لهم، وذلك من أجل تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
9- المرحلة التاسعة
رسم الهيكل التنظيمي للمؤسسة على شكل مخطط، ويسمى هذا المخطط باسم الخريطة التنظيمية.
10- المرحلة العاشرة
وضع الدليل التنظيمي للمؤسسة أو الشركة، إذ إن الخريطة التنظيمية لا تقوم بتوضيح الأهداف الاستراتيجة أو أنظمة المؤسسة أو ماهيتها أو فلسفتها أو المهام التي تقوم بها، ولهذا لا بد من توضيح هذا الأمر في الدليل التنظيمي، وتتمثل محتويات الدليل التنظيمي فيما يلي:
- اسم المؤسسة والرؤية والرسالة.
- الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
- الوظائف الأساسية في المؤسسة.
- الأقسام الأساسية والفرعية بالمؤسسة، ومهام كل قسم.
- الخرائط التنظيمية الأساسية الخاصة بالمؤسسة التي تبين الهيكلة التنظيمية الأساسية، وأقسامها الرئيسية.
- الخرائط التنظيمية الفرعية للوحدات الإدارية الأساسية في المؤسسة هي التي تبين الأقسام الفرعية التي يتكون منها كل قسم من الأقسام الرئيسية.
- وصف كافة مهام المؤسسة وسلطاتها ومسؤوليتها.
- حجم القوى العاملة، ووصف كافة المهام الوظيفية.
- القوانين والتعليمات والمعلومات التي تخدم الموظفين.
11- المرحلة الحادية عشر
متابعة ومراقبة عملية التنظيم بشكل مستمر ودائم، وإجراء التعديلات المطلوبة عند الحاجة إليها.
الخرائط التنظيمية للشركات
كما ورد بالمرحلة التاسعة من مراحل إعداد الهيكلة التنظمية للشركات رسم الهيكل التنظيمي على شكل خرائط تنظيمية، إذ تنقسم هذه الخرائط إلى قسمين، وهما:
- الخرائط التنظيمية الأساسية: يوضح هذا النوع من الخرائط شكل التنظيم الإداري بصورة شاملة، ويتضمن كافة الإدارات والأقسام، والوحدات، والعلاقات.
- الخرائط التنظيمية المكملة أو المساعدة: وهي خاصة ببعض الإدارات أو الأقسام إذ تبين طبيعة العلاقات والاختصاصات والمهام المطلوبة، وتوضح حدود السلطة في الإدارة أو القسم المختص.
محتوى الخرائط التنظيمية للمنظمة
لا بد أن تبين الخرائط التنظيمية ما يلي ذكره:
- الأقسام الإدارية والرئيسية والفرعية.
- الأنشطة الرئيسية والفرعية للمؤسسة.
- خطوط السلطة، ومراكز اتخاذ القرارات.
- عدد المستويات الإدارية.
- المجالس واللجان الدائمة، وذلك في حال وجودها.
- مواقع الأقسام والإدارات.
- نطاق الإشراف.
اقرأ أيضًا: محامي الشركات في السعودية
الأسئلة الشائعة
كيف يؤثر الهيكل التنظيمي على أداء الموظفين؟
تساهم الهيكلة التنظيمية للشركات في رفع مستوى أداء الموظفين، وتساعد أيضًا في تحديد مسؤوليات كل موظف وتحديد العلاقات.
ما هي أهمية الهياكل التنظيمية؟
تساهم الهيكلة التنظيمية للشركات في توضيح المسؤوليات والسلطات داخل المؤسسات، وتعمل على تحديد العلاقات بين كافة الأفراد، وتساعد أيضًا في توضيح الأقسام، تساهم أيضًا في التعرف على تاريخ الجهة وتطورها الوظيفي.
ما هي العوامل التي تؤثر على الهيكل التنظيمي؟
حجم المؤسسة، والخطط الاستراتيجية للمؤسسة، وأهدافها وطبيعة العمل، وخبرات ومهارات العاملين في المؤسسة، ومدى صعوبة العمليات الإدارية والعلاقات.
تعد عملية الهيكلة التنظيمية للشركات من العمليات التي يجب أن تقوم بها كافة الشركات والمؤسسات في المملكة العربية السعودية من أجل زيادة الإنتاجية ورفع الجودة والكفاءة، ويجب الأخذ بعين الاعتبار العوامل التي تؤثر على هذه العملية والالتزام بمراحلها الأساسية، مع ضرورة تطوير وتحسين الهيكلة التنظيمية باستمرار للتحقق من مدى فاعليته.